Лікарняний оплачують роботодавець і Фонд соціального страхування, причому відсоток оплати залежить від стажу працівника та причини непрацездатності. Щоб отримати лікарняні без затримок, важливо чітко знати, хто, коли і як подає документи, які етапи проходить нарахування, а також які умови впливають на суму виплати.
Хто має право на оплату лікарняного
Право на оплату лікарняних мають наймані працівники, які офіційно працюють і за яких роботодавець сплачує єдиний соціальний внесок. До цієї категорії належать:
- Працівники на основному місці роботи з трудовим договором.
- Працівники за сумісництвом (якщо вони застраховані особи).
- Державні службовці, військовослужбовці строкової служби — у спеціальних випадках згідно із законом.
- Фізичні особи — підприємці, якщо вони добровільно сплачують ЄСВ, але порядок оплати відрізняється.
Особи, які працюють неофіційно, не мають права на оплату лікарняного.
Які документи потрібні для оплати лікарняного
Для отримання виплати потрібно оформити медичний висновок про тимчасову непрацездатність та подати його роботодавцю. З 2021 року в Україні лікарняні видають у вигляді електронних документів через систему eHealth. На практиці потрібно:
- Звернутися до лікаря для встановлення факту непрацездатності.
- Отримати електронний медичний висновок, який автоматично створюється лікарем у системі.
- Повідомити роботодавця про відкритий лікарняний (у більшості випадків роботодавець бачить це в особистому кабінеті страхувальника).
- Надати додаткові документи, якщо лікарняний оформлено на догляд за дитиною чи іншою особою, або у випадку нещасного випадку на виробництві.
Паперовий лікарняний видають лише у виняткових випадках (наприклад, якщо немає технічної можливості внести дані в електронну систему).
Як обчислюють тривалість і суму лікарняних
Загальна тривалість оплачується згідно з медичним висновком, але є обмеження для окремих категорій (наприклад, для догляду за хворою дитиною). Сума лікарняних залежить від середньої зарплати за останні 12 місяців і страхового стажу.
Від чого залежить розмір оплати лікарняного
Ключовий фактор — страховий стаж. Чим більший стаж, тим більший відсоток середньої зарплати виплачують за кожен день лікарняного. Розрахунок здійснюється так:
- До 3 років стажу — 50% середнього заробітку.
- Від 3 до 5 років — 60% середнього заробітку.
- Від 5 до 8 років — 70% середнього заробітку.
- Понад 8 років — 100% середнього заробітку.
Працівники, які мають пільги (наприклад, учасники бойових дій), отримують 100% незалежно від стажу.
Як визначається середній заробіток для лікарняного
Середній заробіток визначають за 12 місяців, що передують місяцю настання непрацездатності. Якщо працівник не працював цей період, враховують фактично відпрацьований час. До розрахунку включають:
- Основну заробітну плату.
- Премії, надбавки та інші регулярні виплати, що обкладаються ЄСВ.
Разові виплати або матеріальна допомога не враховуються.
Які етапи проходить оформлення і виплата лікарняного
Процес оформлення і виплати лікарняних складається з кількох послідовних етапів:
- Працівник отримує електронний лікарняний від лікаря.
- Роботодавець отримує сповіщення через систему eHealth і перевіряє правильність даних.
- Бухгалтерія розраховує суму оплати та оформляє заяву-розрахунок у Фонд соціального страхування.
- Фонд соціального страхування перевіряє документи, приймає рішення про фінансування.
- Гроші перераховують роботодавцю, який виплачує їх працівнику разом із зарплатою або окремим платежем.
На кожному етапі існують строки, які потрібно дотримуватися, інакше можливі затримки у виплаті.
Скільки днів оплачує роботодавець, а скільки — Фонд соціального страхування
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець зі своїх коштів. Починаючи з шостого дня і до закриття лікарняного, оплату здійснює Фонд соціального страхування. Є винятки:
- У разі нещасного випадку на виробництві або профзахворювання — з першого дня оплачує Фонд.
- У деяких випадках (наприклад, карантин, вагітність і пологи) діють спеціальні правила, де оплата повністю здійснюється Фондом.
Які строки виплати лікарняних
Після закриття лікарняного листа роботодавець має не пізніше 5 робочих днів перевірити дані та подати заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування. Фонд розглядає документи протягом 10 робочих днів. Далі гроші надходять на рахунок роботодавця, а той виплачує їх працівнику у найближчий строк, передбачений для виплати зарплати або окремим платежем.
Якщо терміни порушено — працівник має право звернутися до Фонду соціального страхування або Державної служби з питань праці для захисту своїх прав.
Як виглядає розрахунок лікарняних на прикладі
Щоб зрозуміти, як саме відбувається нарахування, розглянемо типовий приклад. Припустимо, працівник має 6 років стажу, середньомісячна зарплата за 12 місяців — 18 000 грн, на лікарняному перебував 9 днів. Розрахунок виглядатиме так:
- Середньоденна зарплата: 18 000 грн × 12 міс. / 365 днів ≈ 591,78 грн.
- Відсоток оплати згідно зі стажем: 70%.
- За 9 днів лікарняного: 591,78 грн × 70% × 9 = 3 726,20 грн.
- Перші 5 днів оплачує роботодавець: 591,78 × 70% × 5 ≈ 2 072,23 грн.
- З 6 по 9 день (4 дні) — Фонд соціального страхування: 591,78 × 70% × 4 ≈ 1 653,97 грн.
Такий розрахунок застосовують для більшості випадків тимчасової непрацездатності. Якщо стаж більший або менший, змінюється відсоток, але принцип залишається той самий.
Особливості виплати лікарняних для окремих категорій
Є окремі правила для виплат у разі догляду за дитиною, ускладнень вагітності, професійних захворювань чи нещасних випадків на виробництві.
Догляд за хворою дитиною або родичем
Якщо лікарняний оформлено через необхідність догляду за дитиною до 14 років чи іншим членом сім’ї, оплата здійснюється на тих самих умовах, що й для основного захворювання, але із обмеженнями по тривалості:
- Догляд за дитиною до 14 років — до 14 календарних днів за один раз, але не більше 75 днів на рік.
- Догляд за хворим членом сім’ї — до 3 днів безперервно, у винятках — до 7 днів (за рішенням лікаря).
Під час догляду за дитиною з інвалідністю або тяжкими захворюваннями тривалість може бути більшою, але лише за наявності відповідних медичних висновків.
Вагітність і пологи
Жінки отримують лікарняний у зв’язку з вагітністю й пологами на термін 126 календарних днів (70 до пологів і 56 після), а при ускладненнях чи народженні двох і більше дітей — 140 або 180 днів. Весь період оплачується у розмірі 100% середнього заробітку незалежно від стажу.
Нещасні випадки на виробництві та профзахворювання
Якщо працівник отримав травму або захворів через виробничу діяльність, лікарняний оплачується з першого дня у розмірі 100% середнього заробітку — незалежно від стажу. Фінансування здійснює Фонд соціального страхування.
Що робити, якщо лікарняний не оплачують або затримують виплату
У разі затримки або відмови у виплаті лікарняних працівник має право вимагати пояснень від роботодавця або звернутися до Фонду соціального страхування. Дії працівника:
- Уточнити у бухгалтерії чи кадровій службі, чи подано всі документи та заяву-розрахунок до Фонду.
- З’ясувати статус розгляду заяви через особистий кабінет страхувальника (якщо є доступ).
- У разі затримки понад 10 робочих днів після подання документів — написати заяву до Фонду соціального страхування.
- У разі відмови у виплаті — вимагати письмове пояснення з причиною відмови.
- Оскаржити дії роботодавця чи Фонду у Державній службі з питань праці або суді.
Роботодавець не має права затримувати виплату лікарняних після надходження коштів з Фонду, навіть якщо працівник вже вийшов на роботу.
Які податки і внески утримують із лікарняних
Лікарняні прирівнюються до заробітної плати, тому з них утримують:
- Податок на доходи фізичних осіб — 18%.
- Військовий збір — 1,5%.
- Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — нараховується на суму лікарняних, але сплачує його роботодавець.
Після утримання податків працівник отримує “чисту” суму лікарняних на руки.
Чи можна отримати лікарняний, якщо працюєш на декількох роботах
Працівник, який працює за сумісництвом, має право отримати оплату лікарняного з кожного місця роботи, якщо за нього сплачувався ЄСВ. Для цього потрібно повідомити всіх роботодавців про відкритий лікарняний та перевірити, чи їхні кадрові служби відобразили лікарняний у системі eHealth.
Виключення — якщо працівник працює неофіційно або за договором підряду без сплати ЄСВ, лікарняний не оплачується.
Як впливає стаж на оплату лікарняного
Стаж визначається за страховими періодами — періодами офіційної сплати ЄСВ. До стажу зараховують:
- Усі періоди офіційної роботи з повною сплатою внесків.
- Час проходження строкової військової служби.
- Декретну відпустку та відпустку по догляду за дитиною до 3 років.
Важливо: якщо за деякі місяці внески не сплачувалися, цей період не враховується до страхового стажу, і відсоток оплати може бути меншим.
Коли лікарняний не підлягає оплаті
Є ситуації, коли лікарняний не оплачується, навіть якщо документ оформлено:
- Працівник перебував у неоплачуваній відпустці чи відпустці за власний рахунок на момент відкриття лікарняного.
- Непрацюючі пенсіонери (крім випадків, коли працюють офіційно).
- Особи, які працюють без оформлення трудових відносин або за цивільно-правовими договорами без сплати ЄСВ.
Які нюанси при оплаті лікарняних під час війни або надзвичайних подій
У період воєнного стану або надзвичайних ситуацій діють окремі тимчасові правила:
- Лікарняні оформлюють лише в електронній формі, паперові — у виняткових випадках.
- Виплати можуть затримуватися через обмеження роботи банків або державних органів, але право на оплату зберігається.
- Якщо працівник не може надати документи через форс-мажор, строк подачі може бути подовжений.
Що враховувати роботодавцю при оформленні і виплаті лікарняного
Роботодавець несе відповідальність за своєчасну подачу документів до Фонду соціального страхування, правильність розрахунків і виплату лікарняних працівнику. Критично важливо:
- Перевіряти дані в електронному лікарняному — прізвище, ІПН, дати відкриття і закриття.
- Не затримувати подання заяви-розрахунку до Фонду.
- Вести облік страхового стажу і своєчасно оновлювати інформацію про працівників.
- Виплачувати лікарняні не пізніше наступного дня після надходження фінансування.
Порушення строків подання документів або виплати лікарняних загрожує штрафом для підприємства та адміністративною відповідальністю посадових осіб.
Що робити, якщо виявлено помилку в лікарняному або під час розрахунку
У разі виявлення неточностей у електронному лікарняному (наприклад, неправильні дати, помилки у ПІБ чи ІПН), працівник повинен негайно звернутися до лікаря, який відкривав лікарняний. Лікар має право анулювати некоректний висновок та створити новий з виправленими даними. Якщо помилка сталася при заповненні заяви-розрахунку або нарахуванні виплати, роботодавець зобов’язаний подати уточнення у Фонд соціального страхування та провести перерахунок виплати.
- Всі виправлення мають бути зафіксовані в електронній системі та підтверджені відповідними записами.
- Якщо кошти вже виплачено за неправильними даними, надлишок повертається, а недоплата — донараховується окремим платежем.
Зволікання з виправленнями може призвести до затримки виплат або виникнення боргу, тому діяти слід одразу після виявлення неточності.
Які особливості мають виплати лікарняних ФОПам та особам на спеціальних режимах
Фізичні особи — підприємці (ФОПи) отримують лікарняні тільки за умови добровільної сплати ЄСВ не менше року до настання страхового випадку. Для отримання виплати ФОП повинен звернутися до Фонду соціального страхування із заявою, копією паспорта, ідентифікаційного коду та електронним медичним висновком. Сума розраховується, виходячи з розміру ЄСВ, сплаченого за попередній рік, і не перевищує встановленого законом мінімуму.
Особи на контрактній службі, держслужбовці та працівники бюджетної сфери мають окремі нюанси виплат, але загальний принцип розрахунку і поділу відповідальності між роботодавцем і Фондом не змінюється.
Коли виплата лікарняних може бути зменшена або відмовлена
Закон передбачає підстави для зменшення або відмови у виплаті лікарняних:
- Якщо захворювання або травма виникли внаслідок алкогольного чи наркотичного сп’яніння — оплачується лише 50% суми.
- Якщо працівник навмисно приховав факт роботи на іншому підприємстві, отримавши лікарняний на обох, виплата може бути скасована повністю.
- У разі підробки документів або фіктивного лікарняного — виплата анулюється, а працівник несе відповідальність згідно із законом.
Важливо контролювати правильність і законність усіх дій, щоб уникнути штрафів та повернення незаконно отриманих коштів.
